Une base de données répertorie et décrit les documents photographiques collectés.
Réalisée sous le logiciel Access, elle documente des unités ou des lots photographiques. Pour chaque enregistrement, trois catégories d'information sont renseignées :
- des informations administratives et légales : localisation du fonds et de la photographie (ou du lot), cote, nom et localisation de la reproduction numérique, mention des droits, droits de diffusion
- des informations matérielles : type de support, procédé photographique, format, couleur, état de conservation et type de document reproduit
- des informations descriptives et de contenu : mentions de responsabilités, titre, légende, indexations, notes
Une vignette permet de visualiser la photographie enregistrée ou un échantillon représentatif d'un lot.
La base de données, interne, est hébergée sur le serveur des Archives municipales. Un identifiant la relie aux fiches de l'inventaire architectural de la ville de Toulouse. Elle servira à enrichir Urban-Hist.