Étymologiquement, le mot « archives » désigne à la fois le bâtiment qui conserve les archives (dérivé de archaïon, résidence des archontes) et les documents en eux-mêmes (archaïa « choses très anciennes »)¹. Ce double sens est repris par Jacques Derrida pour qui l’archive (notez le singulier), venant de arké, est à la fois le commencement et le commandement. 

L’institution des archives serait, elle, née en 1194 lorsque Philippe Auguste, défait par Richard Coeur de Lion, perd ses archives à la bataille de Fréteval. Le roi de France, qui selon la coutume se déplaçait avec ses archives, se retrouve alors sans les titres justificatifs de son pouvoir – sceau, registres du fisc, lettres – soit les documents par lesquels les habitants de Normandie se reconnaissent vassaux. Il est donc en difficulté pour prélever l’impôt. A son retour à Paris, Philippe Auguste fait reconstituer ses archives et décide qu’elles ne le suivront plus dans ses déplacements.

Cet événement est présenté comme fondateur dans l’histoire des archives en France, parce qu’en décidant de sédentariser ses archives, Philippe Auguste donne naissance au Trésor des chartes. Les travaux des archivistes paléographes, Yann Potin et Olivier Guyotjeannin, montrent que cet événement relève de la légende dans le but de justifier l’absence d’assise documentaire de la dynastie capétienne. La rédaction du premier cartulaire de Philippe Auguste commence en effet en 1205.

Cependant, sous le règne de Philippe Auguste, les pratiques archivistiques ont bien évolué. La conservation des documents qui fondent les droits du roi sur son royaume devient plus systématique. Et c’est finalement vers 1230 que le palais royal de Paris devient le lieu unique de conservation des Archives.

1. Trésor de la langue française - ARCHIVES : Etymologie de ARCHIVES (cnrtl.fr)

D'importants travaux de rénovation de l'étanchéité de la toiture végétalisée des Archives ont commencé en début d'année, donnant lieu à un ballet de benne, pelleteuse, terre et chalumeau. D'ici l'été, la toiture sera comme neuve et le réservoir de mémoire préservé de tout risque d’infiltrations. Mais quel est le protocole en cas de sinistre ? Les archives, comme pour le risque incendie, ont mis en place un plan de traitement des documents qui seraient mouillés du fait d’infiltrations d’eau voire d’inondations.

Équipés de leur pull marine, les archivistes procéderaient ainsi :  
• évacuation des documents pour mise en séchage,
• identification par une étiquette indiquant leur cote,
• étalement des dossiers sur de grandes tables
• et pose de papier absorbant entre leurs pages.

Une semaine plus tard, lorsque le risque de moisissure est écarté, les documents secs sont reconditionnés et réintégrés dans les magasins d'archives. Si nécessaire il faudrait recourir à la congélation, solution inévitable lorsque des documents sont détrempés. Dans ce cas-là, les archivistes lutteraient contre le temps car ils n'auraient que 48h pour faire congeler les archives, qui seront ensuite séchées par lyophilisation.

Ce mois-ci, nous fêtons notre 150e numéro d'Arcanes. L'occasion pour nous de vous parler de VOS archives ! En effet, que ce soit dans le cadre professionnel ou personnel, nous produisons tous des archives, mais si vous souhaitez un jour nous les confier, il est important de veiller à leur bonne conservation.
Il arrive ainsi que certains documents soient entreposés dans des garages, des caves ou des greniers, où menacent infiltrations d'eau, rongeurs et moisissures. Dans ces conditions, leur pérennité n’est pas assurée. L’état de conservation de vos archives est un critère important de décision pour leur prise en charge par nos services. En cas de dégradation, une restauration peut parfois être envisagée mais demande alors beaucoup de temps et d'investissements.

Si toutes ces questions vous préoccupent, notre archiviste des fonds privés est là pour vous conseiller. Comment stocker au mieux ses archives ? Quel matériel de conditionnement utiliser ? Et même, quels documents conserver ? Vous pouvez retrouver son adresse mail directement sur le site des Archives municipales ou bien appeler directement l'accueil qui vous dirigera vers elle.
Alors, pour que la fête soit plus belle, faites attention à vos archives !

Les archivistes sont tellement passionnés par leur métier qu'ils n'hésitent pas à proposer des activités hors-norme, le soir ou bien le week-end.

Il y a bien sûr les populaires Journées Européennes du Patrimoine qui, tous les ans, en septembre, permettent au public de visiter les mystérieux sous-sols des Archives et de participer à divers ateliers.

Les Samedis des Archives vivent leur 2e saison. Ces rencontres organisées chaque premier samedi du mois sont ouvertes à tous et invitent les participants à découvrir, à toucher et aussi à travailler de manière souvent ludique avec des documents d'archives.
La programmation est variée, et chacun peut y trouver son bonheur. Elle permet aux uns de se frotter à des affaires criminelles d'Ancien Régime, aux autres de se plonger dans la correspondance échangée durant la seconde moitié du 18e siècle entre la présidente Dubourg et la marquise de Livry. On est même invité à faire un bond dans le temps en choisissant de participer aux ateliers de "dépoussiérage numérique" (on n'en dit pas plus pour vous tenir en haleine). Last but not least, l'image est aussi à l'honneur, en particulier sous le prisme du fonds photographique de Marius Bergé, qui donne lieu à des ateliers sous forme d'un véritable rallye-enquête dans Toulouse entre les deux guerres.

Les Archives passent au noir est le fruit d’un partenariat entre les Archives municipales et le festival Toulouse Polars du Sud. Cette union heureuse a permis d’organiser quatre rencontres durant la première semaine d'octobre. Un public friand de littérature policière s'y est pressé et s'est trouvé confronté aux pièces d'un procès pour cas de meurtre. Durant trois soirées et une matinée, les participants ont été projetés en août 1744 sur le pont Neuf, où gisait le corps inanimé du jeune Ducos, percé d'un coup de baïonnette au flanc gauche. Après une lecture – souvent ardue – des archives du procès (descente sur les lieux, autopsie et certains témoignages), tous ont su pointer du doigt le meurtrier, sans pourtant que son nom apparaisse jamais dans les documents conservés, et que seule la victime, dans un dernier souffle de vie, nommait énigmatiquement : "Qui va là".
Rendez-vous est déjà pris pour la prochaine édition du festival en octobre 2024.

Les Masterclass viennent compléter ces activités. Après le succès des trois galops d'essai du printemps dernier, ces séances deviennent depuis la rentrée universitaire un rendez-vous régulier (chaque troisième samedi du mois). Elles sont exclusivement réservées aux universitaires, qu'ils soient chercheurs confirmés ou jeunes étudiants.
Historiens de l'art ou du droit, historiens tout court, étudiants en architecture, en musicologie, et autres encore s'y retrouvent pour étudier les sources qui nourrissent et enrichissent leurs sujets de recherche. On vient en solo, en duo, en trio… On y travaille certes, mais aussi on échange, on questionne, on partage ses doutes comme ses trouvailles.

Alors, la prochaine fois que vous pousserez la porte des Archives municipales pendant les horaires officiels d'ouverture, ouvrez bien les yeux : une ou plusieurs affiches vous inviteront à y revenir différemment en soirée ou bien le temps d'un samedi.
Plus simple encore : consultez régulièrement en ligne notre espace presse.

L’article publié en 1965 dans la Gazette des archives - « L’archiviste et le tourisme » - ne pouvait échapper à Arcanes de septembre !
Jacques Levron, conservateur en chef directeur des services d’archives de Seine-et-Oise, y conte qu’en 1951 une circulaire de la direction des Archives de France invite les préfets à nommer un archiviste dans les commissions consultatives de tourisme nouvellement créées. L’argument est simple : « Ce fonctionnaire connaît parfaitement l'histoire du département où il réside, ses richesses archéologiques, folkloriques et plus généralement toutes ses ressources culturelles. Il peut donc fournir d'utiles indications pour la mise en valeur de telle ou telle partie du département, pour l'organisation des visites guidées des villes ou des sites les plus importants, pour la mise sur pied d'un programme de conférences sur l'histoire monumentale ou littéraire de la région... »
Jacques Levron évoque ensuite le rôle de conseiller que peut jouer l’archiviste dans toutes les structures liées au tourisme, à commencer par les syndicats d’initiatives créés à la fin du XIXe siècle. Il saisit l’occasion pour mettre en garde ses collègues : il ne devrait pas accepter de poste de direction de tels organismes, autant pour des raisons d’incompatibilité entre cette fonction et le statut de fonctionnaire, que parce qu’ « elle exige des loisirs et chacun sait qu'en province, depuis quelques années, les directeurs des services d'archives n'en disposent guère ».
C’est sur un ton tout aussi sérieux qu’il rappelle à la fin de son article la « vocation fondamentale d’administrateur et d’érudit des directeurs de service d’archives » : « l'archiviste a d'abord pour mission, selon les termes mêmes du Règlement de 1921, de recueillir et de classer les documents, de rédiger les inventaires et les répertoires, de faire connaître les richesses dont il a la garde ». S’il est « parfaitement qualifié pour apporter aux organismes touristiques un concours apprécié (…) il doit le faire en restant dans la perspective de son rôle traditionnel. Il doit surtout n'y consacrer qu'une part raisonnable de son temps. C'est en chartiste que l'archiviste doit s'intéresser au tourisme. Et, en fin de compte, il n'en servira que mieux les intérêts de celui-ci. »

L’archiviste n’a pas le temps d’être un touriste de l’histoire !

Les Archives municipales de Toulouse étant fermées au mois de juillet pour des travaux de mise en accessibilité du bâtiment, il nous paraissait important de vous parler d’un lieu emblématique de notre métier : la salle de lecture. C’est l’espace qui vous accueille et dans lequel vous pouvez consulter les archives.
Habituellement, la salle de lecture est ouverte de 9 heures à 13 heures du lundi au vendredi. Vous pouvez y venir gratuitement, simplement en présentant un document d’identité à l’agent d’accueil.
Aux Archives municipales de Toulouse, nous, les agents, nous partageons la gestion de la salle en fonction de nos emplois du temps. A deux par matinée, nous sommes chargés de vous communiquer les documents que vous souhaitez consulter. La plupart du temps, nous vous aidons à rechercher LE document dont vous avez besoin, que ce soit pour vos recherches personnelles, administratives ou universitaires.
Une fois ce document identifié, nous entrons sa cote (son identification) dans notre logiciel afin de pouvoir aller le chercher dans nos magasins. Ensuite, nous vous le remontons et vous pouvez le consulter. Mais pour cela, de nombreuses règles sont à respecter afin que nos documents puissent être bien conservés sur le long terme. Sont ainsi prohibés dans cette enceinte stylos, boissons et nourriture. Mais ne vous inquiétez pas, la salle n’est pas sale… elle est même nettoyée tous les jours pour éviter toute poussière ou autre.
Alors, venez nous voir dès le mois d’août !

Contact

Dans un murmure, chaque début juin, se déroule la semaine internationale des Archives.
Le 9 juin 1948, le Conseil international des Archives (CIA) est créé sous l’égide de l’UNESCO. Il « rassemble les institutions d'archives et les professionnels à travers le monde pour défendre la gestion efficace des archives et la protection matérielle du patrimoine écrit, pour produire des normes reconnues et de bonnes pratiques et pour encourager le dialogue, les échanges et la transmission de ces connaissances au-delà des frontières nationales » *.
Depuis 2007, le 9 juin est la date choisie pour célébrer les archives. Désormais, pendant toute une semaine, les archivistes de tous les continents unissent leur voix pour expliquer au public que les archives et archivistes « jouent un rôle important dans les domaines de la responsabilité, de la transparence, de la démocratie, du patrimoine, de la mémoire et de la société » *. Les archives représentent une richesse sans équivalent. Témoins des événements passés, elles restent fragiles et vulnérables. A la veille de cette semaine de fête, dans le climat de tension que connaît actuellement le Sénégal, les archives de l’université de Dakar ont été incendiées. Ailleurs, des archivistes ont été enlevés et séquestrés, paralysant le fonctionnement des Archives nationales et de l’état civil.

Cette année, juin est l’occasion de célébrer les 75 ans du Conseil international des Archives. #Archives unies #RenforcerLesArchives.

* International Council on Archives 

Parce qu’elles ont le pouvoir de transformer le temps en mémoire et le passé en histoire, les archives sont au cœur d’interrogations philosophiques, comme celles de Serge Margel et ses archives fantômes¹, ou psychanalytiques avec Derrida et son mal d’Archives². Quel rapport les archives entretiennent-elle à réalité, à l’inconscient ?
«  L’archive, si ce mot ou cette figure se stabilisent en quelque signification, ce ne sera jamais la mémoire ni l’anamnèse en leur expérience spontanée, vivante et intérieure. Bien au contraire : l’archive a lieu au lieu de défaillance originaire et structurelle de ladite mémoire³ ».

L’archive est une trace, une preuve. « Son contenu est l’expression d’un fait, d’un projet, d’une requête, d’une décision et est indissociable de ce fait, de ce projet, de cette requête, de cette décision. C’est pourquoi la première lecture que l’on fait de l’archive doit intégrer les motifs de son élaboration, c’est-à-dire la poursuite d’une action donnée et le contexte dans lequel elle prend place. (…) L’archive a vocation à servir de preuve à l’action qu’elle supporte. (…) C’est ainsi que les archives constituent la source de l’Histoire par excellence⁴. »
Alors, les archives ne racontent pas de salade ? A priori non… Ou si l’intention de l’auteur est d’en raconter. Les archives pourront toujours être utilisées comme source pour construire un discours ou servir d’illustration à un propos, indépendamment de l’action dont le document témoigne. Des chercheurs peu scrupuleux pourront toujours détourner un discours.

Et lorsque Arcanes vous parlera de légume, il sera temps de vérifier que la constitution des fonds d’archives n’est pas le fruit du hasard.

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1 - Serge Margel, Les Archives fantômes, Paris, Nouvelles éditions Lignes, 2013 (LES ARCHIVES FANTÔMES - Serge Margel - Éditions Lignes (editions-lignes.com))
2 - Jacques Derrida, Mal d’archives : une impression freudienne, Paris, Galilée, 1995.
3 - Id, op. cit.
4 - Maire-Anne Chabin, Je pense, donc j’archive, Paris, L’harmattan, 1999 (Je pense.... Chapitre 2 - Tout est archive - Le blog de Marie-Anne Chabin (marieannechabin.fr).

Au mois de novembre dernier, l’un de nos locaux a subi un dégât des eaux. Grâce aux mesures de conservation préventive mises en place, notamment une bonne aération du local et le positionnement des boîtes d’archives à plus de 10 cm. du sol, les dommages ont été de faible importance et les documents, après quelques semaines de séchage et de mise en quarantaine, sont à présent hors de danger. Malgré ces mesures de prévention, conserver des documents sur le long terme n’est pas une mince affaire et le risque d’inondation existe, quelle qu’en soit la cause. Pour cette raison, un archiviste doit connaître les mesures d’urgence à adopter face à un local d’archives inondé. Parmi ces dernières, la congélation est une méthode conseillée dès qu’elle est financièrement et techniquement possible.

Lorsque les documents papier sont détrempés, ils peuvent subir un gonflement, des déformations, leur encre peut couler ou pâlir jusqu’à devenir illisible. L’humidité ambiante devient en outre un terrain propice aux moisissures. La congélation est alors le meilleur moyen de stopper cette dégradation, le temps de réfléchir aux solutions de restauration les plus appropriées. Les documents sont placés dans des sacs en plastique – polyéthylène ou polypropylène – par petits paquets placés à une température inférieure à – 20°C, si possible dans un congélateur industriel. L’idée est de faire en sorte que toutes les épaisseurs soient congelées le plus rapidement possible. Dans un second temps, ils sont lyophilisés, c’est-à-dire déshydratés pour retrouver leur état d’origine.

Malheureusement, ce procédé ne répare pas les dommages que le document a déjà subi avant la congélation, comme la dilution des encres, raison pour laquelle il faut agir au plus vite. De plus, la lyophilisation n’est pas sans danger, notamment pour les reliures en cuir, qu’elle peut raidir de manière irréversible. De même, il n’est pas recommandé de congeler  les parchemins et les sceaux, pour lesquels le séchage à l’air libre reste la meilleure solution.

Le numérique n’est pas écolo. Si c’est déjà une évidence pour vous, c’est un très bon début. Tout est fait pour nous renvoyer une image légère et inoffensive du numérique : on parle de données « immatérielles », stockées dans un « nuage » – cloud – et de la fin de la consommation du papier. Pourtant, l’impact environnemental du numérique est incontestable : 4% à lui seul des émissions de gaz à effet de serre, 5 fois plus gourmand en ressources naturelles que le parc automobile français, en constante augmentation¹. Cela étant dit, la dématérialisation, si elle est raisonnée, a toute sa place dans une démarche de développement durable.
À l’heure où le télétravail augmente le besoin d’accéder à des informations à distance et le volume de données produites, le records management (ou gestion des documents engageants) et l’archivage numérique sont essentiels pour mettre en place une gestion des données efficace. Ainsi, l’accès aux données est facilité et leur volume limité (on ne conserve que ce qui est utile, le temps pendant lequel c’est nécessaire).
Les Archives municipales accompagnent les producteurs de données dans la mise en place d’une véritable politique de maîtrise de l’information numérique et participent ainsi à la réduction l’empreinte carbone.

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1 - C. Jost et B. Texier, « L’écologie numérique : infographie, chiffres-clés et conseils pour une dématérialisation plus verte », Archimag, 27 janvier 2023, en ligne (consulté le 06/02/2023).

Parfois les siphons s’obstruent et débordent. C’est ainsi qu'à la suite d'une panne de pompe de relevage d’un local situé sous le niveau de la Garonne, les archives de la Métropole se sont retrouvées à l’eau.

Intervention d’urgence : relevé d’hygrométrie, surveillance du niveau de l’eau qui va et vient. Trop longtemps exposées à l’humidité, les documents ont dû être évacués vers le site historique des Archives municipales, l'ancien réservoir d’eau de Périole. Le risque  de moisissure était trop important. Plus d’une semaine a été nécessaire pour que l’ensemble des 800 mètres linéaires arrive à bon port !

Les archivistes ont ensuite changé de casquette pour se pencher sur la rénovation des rayonnages roulants. Ceux-ci sont en effet surélevés sur les planches de contreplaqué sous lesquelles l’eau s’est engouffrée. Désastre ! La moisissure n’a pas gagné les archives, mais le sol du rayonnage.

Et pendant ce temps-là, les archivistes fuient vers d’autres horizons, plus au sec !

…Commence le cérémonial des présentations jusqu’à ce qu’il me demande la nature de mon métier, question à laquelle je réponds un timide « archiviste », rentrant un peu la tête dans les épaules par réflexe, attendant une réaction peu obligeante malheureusement trop habituelle, à cause d’une ignorance indéfectible et presque volontaire de ce métier.
« Woah ! », qu’il fait.
Étonnée, je répète un peu plus fort : « archi-viste… ».
Il poursuit : « Archiviste ! Le gardien de la mémoire ! ».
Je rougis, mais parviens à rester digne. « Euh oui voilà ».
Enfin un autre point de vue sur le métier d’archiviste, qui fait beaucoup de bien à entendre.

En creusant un peu, je me rends compte effectivement que l’archiviste est plutôt bien représenté dans le milieu des geeks. Alors qu’on trouve rarement le terme « archiviste » dans les listes des métiers les plus communs sur internet, il constitue une classe à part entière dans les jeux célèbres d’heroic fantasy, à commencer par Donjons et Dragons qui place les Archivistes dans la catégorie des Magiciens. Et en effet, ils peuvent jeter des sorts puissants qu’ils ont collectés dans des parchemins magiques et leur discipline mentale les rend également eux-mêmes résistant à la plupart des sorts. Grâce à leur savoir encyclopédique, ils connaissent les faiblesses de leurs adversaires qu’ils n’ont aucune crainte à combattre.

Ma découverte préférée reste la BD d’Ugo Bienvenu, Préférence Système, dont l’histoire se passe dans un futur très proche, au moment où la seule solution pour faire face au débordement des archives est de détruire ; de manière drastique et systématique. Les deux héros sont un archiviste (sans pouvoir magique cette fois) qui sauve en cachette des documents qu’il considère essentiels pour l’humanité, et un robot qui mémorise les documents sauvés et les enseigne plus tard à une petite fille (l’enfant de l’archiviste) qu’il a portée lui-même dans son ventre. Nous avons donc affaire ici à un archiviste héros d’une BD de science-fiction, dont le véritable sujet est la mission de transmission…

Pour préserver cette image si fraîche de notre métier, voire héroïque pour les meilleurs d’entre nous, voici une lettre depuis nos Arcanes à nous pour vous dire : geeks, merci.

Voir aussi le blog « Archives et culture pop » (https://archivespop.wordpress.com/).

Que conservez-vous sur le thème de… Stop ! Les archives ne sont pas classées par thème. Contrairement aux Musées ou aux Bibliothèques qui conservent des collections, les services d’archives conservent des fonds. Les fonds sont des ensembles de documents qu’une personne physique ou morale a produits ou reçus dans l’exercice de son activité, tandis que les collections sont la réunion artificielle de documents en fonction de critères établis par l’organisme chargé de les conserver.
Le classement opéré par les archivistes est guidé par le principe du respect du fonds, c’est-à-dire le respect de la provenance, de l’intégrité, et parfois même de l’ordre originel des documents. Ainsi, il ne viendrait pas à l’idée d’un archiviste de rassembler des documents produits par une personne privée, un service de la Ville et un service de la Métropole au prétexte qu’ils traitent d’un même sujet. Avant même de s’intéresser au contenu d’un document, les archivistes étudient son contexte de production : que faisait le producteur du document lorsqu’il l’a produit, reçu ou classé ? Quelle action a conduit à la création du document ? 
C’est grâce au contexte de production que l’archiviste peut déterminer la valeur d’un document et en proposer une description fiable. Pour reprendre l’exemple donné par le Piaf (portail international d’archivistique francophone), un état des récoltes sera interprété différemment selon qu’il vient : du fonds de l’exploitation agricole elle-même (on peut penser qu’il est exact puisqu’il s’agit des archives de gestion de l’exploitation), d’un fonds d’administration fiscale (il y a de fortes possibilités qu’il ait été sous-estimé pour payer moins d’impôts ou même obtenir un dégrèvement), d’un dossier judiciaire issu d’un contentieux (par exemple entre propriétaire et métayer : il pourra avoir été surestimé ou sous-estimé selon la partie concernée).
Les archives sont la documentation pour la recherche historique. Sans documents d’archives fiables, l’histoire reposerait sur des affabulations. L’archiviste doit donc préserver les éléments qui permettront au chercheur d’analyser un document sans faire de conjectures.
Alors, lorsque vous viendrez aux archives et que vous demanderez à consulter des documents sur les pistes cyclables à Toulouse entre 1976 et 1981, l’archiviste qui vous accueillera ne saisira pas l’occurrence « pistes cyclables » dans la base de données. Il cherchera à savoir quel service de la Ville avait la responsabilité des pistes cyclables puis consultera les fonds de ce service et vous proposera ensuite des archives à dépouiller. 

Le « respect des fonds » en archivistique : principes théoriques et problèmes pratiques, La Gazette des archives, n°97, 1977. - Persée (persee.fr)

Sa disparition est arrivée en début d’année, mais le thème de ce mois-ci fait remonter des souvenirs d’un témoin du passé : notre micro de salle de lecture !

Probablement installé en 1996 lorsque les Archives municipales ont investi le réservoir de Périole, il a accompagné les présidents de salle pendant 26 ans. Il permettait à celui qui restait en salle de transmettre des informations à celui qui était descendu chercher les documents, ou faire appeler un collègue, grâce aux haut-parleurs installés dans les couloirs des magasins et des bureaux. Et puis nous nous sommes modernisés, et le téléphone a fait son apparition dans l’ensemble du bâtiment. Le micro a perdu son rôle, mais il est resté spectateur du va-et-vient de la salle de lecture jusqu’en février 2022. 
C’est au cours d’une réflexion sur la salle de lecture pour mettre à plat nos procédures et repenser l’aménagement que la décision a été prise à l’unanimité : le micro et son équipement volumineux devaient laisser leur place. 

Et c’est aussi à cette date que certains d’entre nous ont découvert que, même s’il n’était jamais utilisé, il fonctionnait encore, et que certains collègues s’étaient bien gardés de le dire aux petits nouveaux ! Vous vous en doutez, un certain nombre d’entre nous ont rêvé de passer une annonce avec lui pour tester l’acoustique, et ont très vite été déçus quand ils n’ont pas entendu le son de leur voix raisonner en salle. Car, en voyant ce micro posé là, on se dit forcément que c’est pour se faire entendre des lecteurs, alors qu’en réalité on vous entend dans tous le bâtiment SAUF de là ou vous vous exprimez (mais ça, vous l’apprenez bien plus tard). 

Combien de « 1, 2, 1, 2… » ou de « la salle de lecture va fermer ses portes dans 5 min » ont été prononcés ? Mystère ! Ce qui est sûr, c’est que certains ont été plus créatifs en poussant la chansonnette un midi où les lecteurs étaient déjà partis. Et si vous leur demandez, je suis certaine que chaque agent des Archives municipales aurait une anecdote à raconter grâce à ce micro ;-) 

Let’s all chant !

Chut ! C'est un secret réservé aux initiés !

Circulez !  Il n'y a rien à voir. 

L'accès aux archives peut être parfois considéré comme un parcours du combattant : documents confidentiels, cachés dans des dépôts sombres et impénétrables. Les kilomètres de documents conservés dans les couloirs des archives publiques sont-ils vraiment librement communicables ? Selon le Code du patrimoine (art. L.213-1), oui : les archives publiques sont par principe communicables à toute personne qui en fait la demande. Cependant, certains documents peuvent contenir des informations qu'il est nécessaire de protéger. Les secrets d'État, les secrets des personnes et de la vie privée, les secrets industriels et commerciaux, les secrets judiciaires ne seront pas communicables  pendant une période définie. À l'issue des délais de communicabilité, ces documents pourront enfin être consultés. 

Mais il n'y a pas que les délais légaux qui rendent les archives non communicables. Les restrictions d'accès aux documents peuvent s'appliquer pour d'autres raisons. En effet, les archives mal conservées, les documents détériorés ou encore les fonds non classés ne sont pas consultables. Si la consultation des archives protégées par des délais légaux de communicabilité peuvent faire objet d'une autorisation exceptionnelle avant l'expiration de ces délais, les documents non communicables en raison de leur état matériel ne peuvent bénéficier d'une dérogation. 

Il n'y a donc pas de mystère : la mauvaise gestion et la mauvaise conservation peuvent condamner les archives aux oubliettes, à jamais occultées dans le secret. 

  ROUGE, en 1733, au quartier du Port-Garaud, le petit Costa est soupçonné d'avoir sévèrement battu un autre enfant ; protectrice, sa mère assure que c'est en fait la mère de l'adversaire qui a giflé son petit Costa d'amour, à tel point qu'il « avoit les joues enflées et rouges, pleurant beaucoup »¹. La suite de l’affaire ne sert plus à notre propos, mais est délicieusement riche en insultes échangées entre les parents respectifs.
  BLANC, pour Georges Miquel, se faire traiter publiquement de cocu volontaire et entendre dire que sa femme est une putain, c'est déjà un peu dur à avaler ; mais lorsque la harpie qui l'invectivait accompagna ses mots de gestes violents, c'est à dire qu'elle lui asséna sur l'estomac un poids de une livre, George « changea de couleur et devint fort pâlle »².
  VERT, pour Marie Blanc, changer de couleur aura été un moment agréable (enfin, on l'espère) ; en effet, on peut dire qu'elle passe au vert le 24 juillet 1792, en s'unissant au coutelier Guillaume Vert³.
  JAUNE, pour Marie Rouziers, ça ne va pas fort en ce moment : « depuis environ trois semaines, la bile répandue dans son corps lui a enlevé ses couleurs naturelles et lui a substitué une jaunisse prodigieuse ». Pire encore, ses nouvelles couleurs lui valent les sarcasmes de Jeanneton qui, dotée d’un « esprit méchant », fait maintenant courir le bruit que sa maladie est toute autre, assurant à qui veut l'entendre que Marie « avait tant fait la putain qu'elle avait attrapé la vérole »⁴.
  BLEU, faute de trouver des personnes virant au bleu, nous nous rabattrons sur la garde-robe de Margouton, dans laquelle se trouve «  une paire soulliers de peau bleue »⁵. Las ! Margouton ne portera plus ses beaux souliers, car elle vient de chausser les bottes de sept lieues en s’évadant du quartier de force de l’hôpital où elle était renfermée.
  NOIR, Suzanne Bosc se plaint d’avoir été maltraitée, mais l’accusé répond par l’intermédiaire de son avocat qui se fend d’un superbe factum dans lequel il assure que ladite Bosc plaignante, sujette à une « vapeur noire qui trouble et dérrenge le cerveau »⁶ serait en fait l’agresseuse et non pas la victime ; le procès qu’elle intente n’étant de fait qu’une « noire calomnie ».
  ARC-EN-CIEL, lessivant du linge à « la fontaine Del Prad, au-dellà de celle de Sainte-Marie, sur le chemin de Saint-Martin du Touch », Catherine se fait agresser par une autre blanchisseuse ; son adversaire « la serra si fort qu'elle faillit à l'étrangler, étant venue de plusieurs couleurs »⁷.
En hélant par hasard une autre femme dans la rue, Marie Filles « s'apperçeut que lad. femme avoit changé de couleur et s'étoit troublée ». Normal, car Marie ne le sait pas encore, mais l’autre est une receleuse chargée d’un butin – qui conduira son mari à la potence⁸.
Marie Longuevergne est manchote. Malgré cette affliction qu’il a plu « au bon Dieu de luy donner », elle gagne sa vie comme portefaix. Qu’a-t-elle fait pour que la nommée Chimoncle se jacte ainsi de lui couper son autre bras ? Passant même à l'action, c’est avec une pierre que la Chimoncle lui assène un coup « sur sa teste, dont elle fut estourdie et […] elle changea de couleur »⁹.
Finissons avec Jeanne Bonnet, danseuse de la comédie de Toulouse, plus connue sous le nom de la Devillier. Ses cheveux sont généralement d'un châtain foncé. Or, lorsque nous la découvrons, au matin du 21 avril 1784, ils « sont venus couleur d'or »¹⁰. Quant à son visage, il présente plusieurs nuances subtiles de rouge et de noir, rehaussées par ses « yeux, rouges comme du feu ». Un véritable changement d'apparence, jusqu'à son manteau noir qui affiche maintenant des tons roux et ses gants de soie blanche désormais jaunes. Ce virage chromatique radical s'explique par l'agression à l'acide dont cette jeune étoile (filante) vient d'être victime la veille !

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1 - FF 777/3, procédure # 057, du 14 avril 1733.
2 - FF 789/1, procédure # 002, du 9 janvier 1745.
3 - GG 464, f° 136 verso.
4 - FF 834/1, procédure # 026, du 6 mai 1790.
5 - FF 789/6, procédure # 133, du 21 octobre 1745.
6 - FF 802/2, procédure # 057, du 3 avril 1758.
7 - FF 797/3, procédure # 092, du 6 mai 1753.
8 - FF 811/4, procédure # 071, du 6 avril 1767.
9 - FF 772/2, procédure # 058, du 29 octobre 1728.
10 - FF 828/3, procédure # 46, du 21 avril 1784.

Plusieurs religions l’affirment : Dieu est Tout-Puissant. Il nous donne le souffle de la vie et  nous fait traverser le pont vers l'au-delà. C'est par Lui que tout commence et tout se termine.
Vu comme ça, pour le pauvre mortel, le destin est tout tracé. Au début, il est jeune et plein de vie. Il grandit en force, en vitalité et peut-être indispensable pour certaines missions de la vie. Puis, le personnage avance en âge et n'est plus sollicité que ponctuellement. Enfin, on ne fait quasiment plus appel à lui. Le temps est venu d'être éloigné pour laisser la place aux jeunes arrivants. Son sort est scellé.
Sur le temps qui passe et le moment de partir, le pauvre mortel n'a pas son mot à dire. Dieu décide. Mais comment s'y prend-Il ? Dieu obéit-Il à des lois, des règles ? A-t-Il des critères bien définis au moment de prendre ses décisions ? Ou agit-il au gré du hasard ?  « Toi, tu restes. Et toi, tu pars définitivement ». J'espère pour Lui que ses choix sont basés sur des éléments clairs et précis. Cela Lui rendrait plus facile la tâche difficile de choisir.

Et voilà que nous aussi, au sein des archives, nous nous trouvons souvent face à la complexité des choix à faire pour mener à bien la conservation du patrimoine archivistique. Le volume documentaire produit est abondant. Toutefois, tous les documents n'ont pas vocation à être conservés pour l'éternité. Une fois la durée d'utilité administrative des documents arrivée à son terme, il est temps de distinguer les documents à conserver de ceux à éliminer. Vouloir tout garder peut compromettre la préservation de l'ensemble des archives ainsi que l'efficacité de leur communication.

Tel que Dieu, nous voilà voués à sceller le sort des documents : éliminer certains pour mieux conserver d'autres. Mais nous avons un atout : des dispositions réglementaires jalonnent nos décisions. « Toi, tu pars. Et toi, tu restes définitivement ».
Ah, le pouvoir de l'archiviste ! Contrairement au pauvre mortel qui part à jamais, les documents devenus historiques trouvent un second souffle, et remplissent une nouvelle mission : faire vivre la mémoire.

Déplacer des boîtes d'archives, on sait faire. C'est notre quotidien : arrivées de versements, traitement et reconditionnement, recherches et communications… Mais il y a des cas où cela peut s'avérer plus compliqué. Quand l'espace entre les tablettes¹ n'est pas adapté à la taille de vos boîtes par exemple ! Il n'y a pas 36 solutions, il faut retabletter². Cet été, nous avons entrepris de déménager certains versements d'autorisations d'urbanisme pour les centraliser dans le même magasin, plus proche de la salle de lecture. Plus de 800 boîtes transférées (et ce n'est pas fini), et environ 707 ml au total à retabletter. Trois demi-journées de travail ont été nécessaires. Voici le déroulé de cette opération d'envergure :
Pour ce travail, il faut : des collègues, 3-4 boîtes vides qui serviront de mesure, des tablettes, 4 taquets par tablettes, des marchepieds, un peu de souplesse, des bouchons d'oreilles pour l'étape 4, un gâteau.

• Étape 1 : mobiliser ses collègues.
• Étape 2 : mesurer l'espace nécessaire entre deux tablettes avec une boîte, compter les trous.
• Étape 3 : placer les taquets sur l'axe des ordonnées les montants du rayonnage, fixer la tablette. Ne pas hésiter à s'asseoir ou se coucher par terre pour les tablettes les plus basses. Utiliser le marchepied pour celles en hauteur.
• Étape 4 : « la tablette ne rentre pas, tape dessus », « BAM BAM », « ça y est ! … Mince, c'est pas droit », « le taquet du fond n'est pas au bon niveau, soulève la tablette », « MAB MAB³, SCHBLING », « zut, ils sont tombés ! », « il faut les accrocher à quel trou, déjà ? », « c'est bon, on est en face », « BAM », « on passe à la suivante ».
• Étape 5 : Passer à la suivante et répéter les étapes autant de fois que nécessaire.
• Étape 6 : Vérifier que chaque rayonnage soit symétrique par rapport aux montants. Sinon vérifier la propriété suivante : si deux tablettes sont perpendiculaires à un même montant, alors ces deux tablettes sont parallèles. Reprendre à l'étape 2 en cas d'erreur.
• Étape 7 : Contempler ce bel exemple de symétrie axiale. Et enfin, pour remercier ses collègues, récompenser les efforts de chacun et soulager ses oreilles, manger le gâteau promis aux volontaires en salle de pause !

Cette opération reste malgré tout exceptionnelle, fort heureusement pour nous. Le retablettage, de manière générale, est néanmoins indispensable pour garantir un rangement optimal des versements et aide à gagner de précieux mètres linéaires.
Bientôt, le magasin sera rempli d'autorisations d'urbanisme, et les espaces libérés dans les autres magasins seront très vite comblés par d'autres versements (500 mètres par an, eh oui…).

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1 - Nom donné aux étagères des rayonnages dans le jargon de l'archiviste
2 - Rehausser, abaisser ou retirer des étagères
3 - « BAM BAM », mais dans l'autre sens

Et « pas sable », pour un archiviste, c’est déjà très bien ! Non pas que nous manquions d’ambition, mais les grains de sable et les archives, ça ne fait pas bon ménage.

Laisser s’accumuler de la poussière sur un support, qu’elle soit composée de particules minérales ou organiques (suies, pollens, poils, etc.), c’est prendre le risque que le document subisse des dégradations chimiques avec l'acidité, mécaniques par abrasion ou même biologiques avec le développement de moisissures.

Alors, pour éviter dans arriver là, on époussette, on gomme, on aspire, non seulement à l’arrivée des documents dans le service d’Archives, mais encore de façon régulière pour maintenir un environnement sanitaire favorable à la conservation des documents.

La Justice a son garde des Sceaux, les Archives ont leurs marchands de sable… !